Eine Betriebsanleitung erstellen, das ist für Maschinenhersteller nach der Maschinenrichtlinie verpflichtet. Eine Betriebsanleitung muss alle Lebensphasen der Maschine abdecken, in der Landessprache verfasst sein und konkrete Sicherheitshinweise aus der Risikobeurteilung enthalten. Die Betriebsanleitung ist Teil der Technischen Dokumentation und gewährleistet den bestimmungsgemäßen Gebrauch. Die Betriebsanleitung muss vor der Inverkehrbringung und/oder Inbetriebnahme vom Hersteller einer Maschine pflichtgemäß bereitgestellt werden.
Was ist eine Betriebsanleitung für Maschinen und wozu dient sie?
Die Betriebsanleitung ist ein wesentlicher Teil der Technischen Dokumentation zu Maschinen und das einzige Dokument, das der Betreiber vom Hersteller erhält, aus dem er Nutzerinformationen ziehen kann. Sie dient dazu, den bestimmungsgemäßen Gebrauch zu gewährleisten und enthält alle sicherheitsrelevanten Informationen für den Umgang mit der Maschine.
Wer eine Betriebsanleitung erstellen muss, sollte sich fragen: Wie wird die Maschine in Betrieb genommen? Wie wird sie gewartet? Welche Besonderheiten und Gefahren sind beim Betrieb zu beachten? Wie wird sie am Ende der Lebensdauer abgebaut und entsorgt?
Die Betriebsanleitung ist als Teil des Produkts zu betrachten – wenn die Anleitung fehlt, ist das Produkt unvollständig. Wenn die Anleitung fehlerhaft ist, ist auch das Produkt fehlerhaft. In einem Schadensfall wird daher von den Aufsichtsbehörden die Betriebsanleitung einer Maschine herangezogen, um die Frage der Vollständigkeit und damit auch der Haftung zu klären.
Was muss die Betriebsanleitung beinhalten?
Beim Betriebsanleitung erstellen geben die harmonisierte Norm DIN EN ISO 20607 und ergänzend die IEC/IEEE 82079-1 grundlegende Regeln und Prinzipien für eine vollständige und benutzerfreundliche Dokumentation vor. Die IEC/IEEE 82079-1 beschreibt dabei die „Grundsätze und allgemeinen Anforderungen“ für das Erstellen von Nutzungsinformationen.
Wichtige Normen für die Erstellung:
- DIN EN ISO 20607: Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung (harmonisiert zur Maschinenrichtlinie)
- IEC IEEE 82079-1: Erstellen von Nutzerinformationen für Produkte
Grundsätzlich gilt für die Erstellung von Betriebsanleitungen für Maschinen, die Maschine in all ihren Lebensphasen zu beschreiben. Wenn wir Betriebsanleitungen von Maschinen-Herstellern bekommen, um sie auf Vollständigkeit zu überprüfen, fällt uns häufiger auf, dass beispielsweise das Thema Transport, Inbetriebnahme, Demontage und Entsorgung komplett fehlt oder nur sehr allgemein gehalten ist.
Gängige Formulierungen wie: „Das Produkt ist ordnungsgemäß und gemäß der im Land des Betreibers gültigen Gesetzgebung zu entsorgen.“, helfen dem Betreiber in aller Regel nicht weiter und reichen nicht aus.
Blogartikel
Nach der MRL und der DIN EN ISO 20607 müssen Betriebsanleitungen für Maschinen umfassende Informationen enthalten, diese Vorgaben erläutert unser Blogartikel mit einer praktischer Checkliste.
Rechtliche Anforderungen und Normen
Beim Betriebsanleitung erstellen müssen verschiedene rechtliche Vorgaben beachtet werden. Je nach Produktgruppe gelten unterschiedliche Richtlinien:
Relevante Richtlinien im Maschinen- und Anlagenbau:
- Maschinenrichtlinie – ab Januar 2027 Maschinenverordnung
- Niederspannungsrichtlinie & EMV-Richtlinie
- Ggf. weitere Richtlinien: ATEX-Richtlinie, Druckgeräterichtlinie, Outdoor-Richtlinie
Die Einhaltung dieser Normen und Richtlinien ist notwendig für eine erfolgreiche Konformitätsbewertung und die damit verbundene Vergabe der CE-Kennzeichnung. Die Betriebsanleitung muss dabei in der Technischen Konstruktionsakte verwahrt werden.
Welche Lebensphasen einer Maschine muss ich in der Betriebsanleitung berücksichtigen?
Wer eine Betriebsanleitung erstellen möchte, muss alle Lebensphasen einer Maschine berücksichtigen. Entscheidend ist, dass die Betriebsanleitung Angaben für jede Phase im Lebenszyklus der Maschine enthält, nicht nur solche für den normalen Betrieb.
Zielgruppenanalyse und Sprachauswahl für Betriebsanleitungen
Ein Aspekt beim Betriebsanleitung erstellen ist die Zielgruppenanalyse. Die Maschinenrichtlinie ist hier sehr klar: Sie schreibt fest, dass die Maschine so zu beschreiben ist, dass der Mensch die Anleitung versteht, der die Maschine bedient.
Wichtige Fragen zur Zielgruppe:
- Welche Altersgruppe wird angesprochen?
- Welche Fachkenntnisse sind vorhanden?
- Wie ist das sprachliche Niveau?
Wird das Produkt unter besonderen Bedingungen genutzt?
In welcher Sprache muss ich eine Betriebsanleitung erstellen?
Nach der EG-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG muss einer Maschine eine Betriebsanleitung in der Landessprache des Landes beiliegen, in welchem die Maschine in Verkehr gebracht und/oder in Betrieb genommen wurde.
Wie häufig – leider irrtümlich – angenommen, reicht es dabei nicht aus, die Betriebsanleitung einmal ins Englische zu übersetzen, denn nur ca. 1/3 der Europäer beherrschen auch die englische Sprache. Die übersetzte Betriebsanleitung muss als „Übersetzung der Original-Betriebsanleitung“ gekennzeichnet werden.
Ausnahmen sind dabei Anleitungen mit einer speziellen Zielgruppe. Wenn beispielsweise die Wartung durch einen vom Hersteller beauftragen Betrieb erfolgt, so kann die Wartungsanleitung in der Sprache geschrieben werden, die das Fachpersonal versteht.
Aufbau einer Betriebsanleitung – Beispiel PDF
Eine strukturierte Gliederung ist essenziell beim Betriebsanleitung erstellen. Der Aufbau sollte sich am Produktlebenszyklus orientieren:
Empfohlene Gliederung:
- Einführung (Titel, Impressum, Inhaltsverzeichnis)
- Sicherheitshinweise (alle sicherheitsrelevanten Informationen)
- Leistungsbeschreibung (bestimmungsgemäßer Gebrauch, technische Daten)
- Gerätebeschreibung (Funktion, Lieferumfang, Komponenten)
- Inbetriebnahme (Montage, Installation)
- Bedienung (Bedienelemente, Betrieb)
- Wartung und Reinigung
- Fehlersuche und Störungsbeseitigung
- Außerbetriebnahme (Demontage, Entsorgung)
- Technische Unterlagen (Konformitätserklärung, Ersatzteillisten)
Viele unserer Kunden fragen uns nach einer Muster-Betriebsanleitung, um im Vorfeld zu verstehen, was ein solches Dokument beinhalten muss. Unser Beispiel-PDF kann einen groben Überblick für einen typischen Kapitelaufbau geben. Allerdings ist es nicht geeignet, hieraus 1:1 selbst eine Bedienungsanleitung zu erstellen. Hier muss im Vorfeld beispielsweise erörtert werden, ob hydraulische und/oder pneumatische Elemente eingesetzt werden und danach der Kapitelaufbau angepasst werden.
Sicherheitshinweise und Warnungen
Das Thema Sicherheit wird in der Technischen Dokumentation besonders großgeschrieben. Aus unserer Sicht muss eine Betriebsanleitung dem Standard entsprechen, dass alle Informationen, Gefahren und Sicherheitshinweise aus der Risikobeurteilung dort eingetragen und diese um die entsprechenden Nutzerhinweise ergänzt sind.
Wichtige Grundsätze:
- Alle Restrisiken aus der Risikobeurteilung müssen dokumentiert werden
- Warnungen müssen für die Zielgruppe verständlich und relevant sein
- Lebensgefahr muss in Rot gekennzeichnet werden (nach ISO 20607)
- Verhältnismäßigkeit beachten – nicht mit Warnungen „pflastern“
Das ist oft ein Knackpunkt beim Betriebsanleitung erstellen: Wenn die Nutzer:innen zwar auf Gefahren hingewiesen werden, sie aber keine Handlungsanweisungen finden, wie sie Sach- oder Personenschäden vermeiden können, ist die Betriebsanleitung nur bedingt hilfreich. Je konkreter die Anleitung in diesen Punkten ist, desto hilfreicher sind sie für die Betreiber zur Erstellung der Betriebsanweisungen, und desto sicherer ist die gesamte Betriebsanleitung für die Hersteller.
Grafiken und Visualisierung für Betriebsanleitungen erstellen
Geeignete Grafiken erhöhen das Verständnis einer Betriebsanleitung erheblich. Beim Betriebsanleitung erstellen sollten verschiedene Visualisierungsformen berücksichtigt werden:
Grafiktypen:
- Technische Zeichnungen
- Schritt-für-Schritt-Illustrationen
- Piktogramme und Symbole
- Fotografien mit Markierungen
- Sicherheitskennzeichnungen
Eine möglichst grafische Anleitung (wie bei IKEA-Montageanleitungen) kann hilfreich sein, stößt aber bei komplexeren Produkten mit höherem Verletzungspotential an ihre Grenzen. Bei Maschinen ist eine ausgewogene Mischung aus Text und Grafik optimal.
Qualitätssicherung und Reviewprozess
Qualitätssicherung ist beim Betriebsanleitung erstellen unerlässlich. Ein systematisches Qualitätssicherungskonzept sollte folgende Regeln enthalten:
Qualitätssicherungsmaßnahmen:
- Einheitliche Terminologie-Liste erstellen und verwenden
- Konsequente Stilregeln in Texten und Layout
- Strukturierte Erfassung und Verwaltung von Inhalten
- 4-Augen-Prinzip bei der Überprüfung
- Redaktionelle Reviewprozesse
- Fachliche Korrektheitsprüfung durch Produktkenner
Wie werden Betriebsanleitungen professionell erstellt?
Professionelle Betriebsanleitung erstellen erfordert sowohl spezialisierte Software als auch fachliche Expertise. Die Technische Redaktion ist für die professionelle Erstellung zuständig.
Spezialisierte Software:
- Adobe FrameMaker für umfangreiche Dokumentationen
- Microsoft Word für einfachere Anleitungen
- Adobe InDesign für professionelles Layout
- Redaktionssysteme/CCMS für komplexe Variantenverwaltung
- SolidWorks Composer für 3D-Visualisierungen
Bei der Knorre GmbH erstellen wir Betriebsanleitungen beispielsweise mit der spezialisierten Software ducuglobe. CAD step-Dateien lesen wir mithilfe von SolidWorks Composer und können so für die Montage oder Demontage einer Maschine Abbildungen „Schritt für Schritt“ erstellen.
CAD-Daten sind für uns neben dem Schaltplan unser zentrales Arbeitsmittel beim Betriebsanleitung erstellen. So verstehen wir als fachkundiger Dienstleister, wie die Maschine funktioniert. Wir können „in die Maschine hineinschauen“ und passende Abbildungen erstellen.
Als ausgebildete Maschinenbau-Ingenieure und CE-Koordinateure bringen wir das nötige fachliche Know-how mit, sind aber gleichzeitig in der Lage, dieses verständlich für die Maschinennutzer:innen aufzubereiten. So stellen wir unter anderem auch den Faktor CE-Konformität der Betriebsanleitung gemäß der Maschinenrichtlinie sicher.
Bereitstellung der Betriebsanleitung: Digital oder gedruckt?
Die Frage nach der Bereitstellung ist beim Betriebsanleitung erstellen wichtig zu klären. Mit der neuen Maschinenverordnung (MVO) ab dem 20. Januar 2027 wird die digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen erstmals offiziell möglich. Auch bereits jetzt erlaubt der aktualisierte Leitfaden zur Maschinenrichtlinie (Edition 2.3, April 2024) die digitale Bereitstellung nach den Vorgaben der MVO.
Bereitstellungsformen:
- Dokumentation in Papierform (weiterhin Standard und bei Endverbrauchern verpflichtend)
- Digitale Betriebsanleitung (ab 2027 offiziell möglich, bereits jetzt umsetzbar)
- Hybride Lösungen (digital mit Papier-Option)
Wichtiger Hinweis: Wenn die Maschine auch von Endverbrauchern (nicht-professionellen Nutzern) verwendet werden kann, bleibt die gedruckte Betriebsanleitung weiterhin Pflicht.
Blogartikel
Eine wichtige Neuerung und ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung im Maschinenbau ist die digitale Betriebsanleitung.
Übersetzung und Mehrsprachigkeit
Übersetzungen werden durch ein nach DIN EN ISO 17100 zertifiziertes Übersetzungsbüro erstellt, um Unfälle und Schäden durch Übersetzungsfehler vorzubeugen. Die Übersetzung technischer Texte erfordert besondere Fachkenntnisse und sollte immer von muttersprachlichen Übersetzern durchgeführt werden.
Wichtige Aspekte der Mehrsprachigkeit:
- Einheitliche Terminologie in allen Sprachen
- Fachgerechte Übersetzung technischer Begriffe
- Kulturelle Anpassungen bei Symbolen und Darstellungen
- Systematische Verwaltung von Sprachvarianten
Fazit vom CE-Experten
Das Betriebsanleitung erstellen ist ein komplexer Prozess, der sowohl rechtliche Anforderungen als auch nutzerzentrierte Aspekte berücksichtigen muss. Eine professionell erstellte Betriebsanleitung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wichtiges Instrument zur Risikominimierung und Kundenzufriedenheit.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Betriebsanleitung für Ihre Maschine oder Anlage im Rahmen der Technischen Dokumentation.
Weiterführende Links und Informationsquellen:
Harmonisierte Normen:
-
- DIN EN ISO 20607:2019-10 „Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung – Allgemeine Gestaltungsgrundsätze“ – Erste harmonisierte Norm speziell für Betriebsanleitungen von Maschinen
- DIN EN IEC IEEE 82079-1:2021-9 „Erstellung von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen) für Produkte – Teil 1: Grundsätze und allgemeine Anforderungen“ – Horizontalnorm für alle Produktarten
