Als technisch Sachverständige und CE-Koordinatoren beschäftigen wir uns täglich mit dem Thema CE-Konformität, Technische Dokumentation und damit auch mit der Erstellung von Betriebsanleitungen für Maschinen, welche nach Artikel 5 der Maschinenrichtlinie verpflichtend vor der Inverkehrbringung und/oder Inbetriebnahme von Maschinenherstellern bereitgestellt werden müssen. Darin werden den Betreibern von Maschinen die „erforderliche Informationen“ zur Verfügung stellt, um sicher mit der Maschine oder Anlage arbeiten zu können.
Wozu dient eine Betriebsanleitung?
Die Betriebsanleitung ist das einzige Dokument, das der Betreiber vom Hersteller erhält, aus dem er Nutzerinformationen ziehen kann. Wie wird die Maschine in Betrieb genommen? Wie wird sie gewartet? Welche Besonderheiten und Gefahren sind beim Betrieb zu beachten? Wie wird sie am Ende der Lebensdauer abgebaut und entsorgt? Je komplexer eine Maschine, desto komplexer ist es auch, eine zugleich vollständige und verständliche Dokumentation zu erstellen. Die „erforderlichen Informationen“ (z.B. Gefahrenhinweise) hängen im Wesentlichen von der Bauart der Maschine und ihrem möglichen Gefahrenpotential ab, welches zuvor in der Risikobeurteilung für alle Lebensphasen der Maschine ermittelt wurde. In einem Schadensfall wird daher von den Aufsichtsbehörden die Betriebsanleitung einer Maschine herangezogen, um die Frage der Vollständigkeit und damit auch der Haftung zu klären.
Was muss die Betriebsanleitung beinhalten?
Wenn wir Betriebsanleitungen von Maschinen-Herstellern bekommen, um sie auf Vollständigkeit zu überprüfen, fällt uns häufiger auf, dass beispielsweise das Thema Demontage und Entsorgung komplett fehlt oder nur sehr allgemein gehalten ist.
Gängige Formulierungen wie: „Das Produkt ist ordnungsgemäß und gemäß der im Land des Betreibers gültigen Gesetzgebung zu entsorgen.“ helfen dem Betreiber in aller Regel nicht weiter und reichen nicht aus.
Hinweis: Betriebsanleitungen von Maschinen benötigen konkrete Angaben für jede Phase im Lebenszyklus der Maschine, nicht nur solche für den normalen Betrieb.
Lebensphasen einer Maschine
In welcher Sprache muss ich eine Betriebsanleitung erstellen?
Aufbau einer Betriebsanleitung – Beispiel PDF einer Betriebsanleitung
Viele unserer Kunden fragen uns nach einer Muster-Betriebsanleitung, um im Vorfeld zu verstehen, was ein solches Dokument beinhalten muss. Das hier gezeigte Beispiel-PDF kann Ihnen einen groben Überblick für einen typischen Kapitelaufbau oder die Bebilderung einer Bedienungsanleitung geben. Allerdings ist es nicht geeignet, hieraus 1:1 selbst eine Bedienungsanleitung zu erstellen. Hier muss im Vorfeld beispielsweise erörtert werden, ob hydraulische und/oder pneumatische Elemente eingesetzt werden und danach der Kapitelaufbau angepasst werden.
Beispiel einer Betriebsanleitung (PDF) gibt Überblick – Das hier gezeigte Beispiel-PDF kann Ihnen einen groben Überblick für einen typischen Kapitelaufbau oder die Bebilderung einer Bedienungsanleitung geben.
Welche Sicherheitshinweise brauchen die Betreiber von Maschinen?
Aus unserer Sicht muss eine Betriebsanleitung dem Standard entsprechen, dass alle Informationen, Gefahren und Sicherheitshinweise aus der Risikobeurteilung dort eingetragen und diese um die entsprechenden Nutzerhinweise ergänzt sind.
Das ist oft der Knackpunkt: Wenn die Nutzer:innen zwar auf Gefahren hingewiesen werden, sie aber keine Handlungsanweisungen finden, wie sie zum Beispiel Sach- oder gar Personenschäden vermeiden können, ist die Betriebsanleitung nur bedingt hilfreich.
Je konkreter die Anleitung in diesen Punkten ist, desto hilfreicher sind sie für die Betreiber zur Erstellung der Betriebsanweisungen, und desto sicherer ist die gesamte Betriebsanleitung für die Hersteller.
Für wen wird die Betriebsanleitung formuliert?
Egal welche Art von Text ein:e Redakteur:in oder Autor:in verfasst, sie sollten sich zuerst fragen: Für wen schreibe ich diesen Text? Auch die Maschinenrichtlinie ist hier sehr klar: Sie schreibt fest, dass die Maschine so zu beschreiben ist, dass der Mensch die Anleitung versteht, der die Maschine bedient. Sie sollte also
- alle Eigenschaften der Maschine aufzählen
- notwendige Sicherheitsvorkehrungen in kurzen Sätzen und verständlicher Sprache erklären
- Ein übersichtlicher Aufbau in Kapitel, Unterkapitel und ggf. Unterunterkapitel erleichtert die Handhabung.
Den Mindestinhalt definiert die ISO 20607, die eine Übersicht bietet, wie eine Betriebsanleitung strukturell aufzubauen ist. Hier ist z.B. festgelegt, dass – wie oben bereits erwähnt – alle Lebensphasen einer Maschine zu beschreiben sind.
Ergänzend kann noch die IEC IEEE 82079-1 zu Rate gezogen werden. Sie ist das Kompendium aller technischen Redakteur:innen. Sie enthält Vorschläge, wie Grafiken die Inhalte visualisieren können, wo und wie sie in Text eingebunden werden können.
Auf mögliche Sachschäden muss die Betriebsanleitung hinweisen. Und in einem Punkt ist sie sehr klar: Passagen, die erläutern, wann beim (fehlerhaften) Betrieb der Maschine Lebensgefahr besteht, sind immer in Rot zu kennzeichnen, damit die Bediener:innen sie schnell erkennen.
Beide Richtlinien enthalten aber keine konkreten Vorgaben, wie weitere Gefahren und Sicherheitshinweise und die korrespondierenden Nutzerhinweise dazustellen sind. Das macht es für die Hersteller nicht einfacher.
Welche Hinweise brauchen die Betreiber zusätzlich in der Betriebsanleitung?
Um Gewährleistungsansprüche zu vermeiden, sind insbesondere Hinweise zur Wartung und Bedienung der Maschine elementar. Wird eine Maschine nicht sachgemäß betrieben, weil Wartungsanweisungen nicht befolgt wurden oder aber nicht in der Betriebsanleitung enthalten waren, kann es frühzeitig zu Schäden kommen. Die Maschine erreicht ihre erwartete Lebensdauer nicht. Das ist für Hersteller und Betreiber gleichermaßen ärgerlich.
Wenn Betreiber die Wartung nicht selbst durchführen können, weil sie z.B. zu komplex sind, sollten Hersteller hier – wie im Consumer-Bereich üblich – Lösungen anbieten und Vertragswerkstätten oder einen Kundenservice benennen, damit nur zertifiziertes, bevollmächtigtes und geschultes Personal bestimmte Wartungen durchführt. Auch diese Informationen gehören in die Betriebsanleitung.
Wie werden Betriebsanleitungen professionell erstellt?
Betriebsanleitungen erstellen wir beispielsweise mit der spezialisierten Software ducuglobe. CAD step-Dateien lesen wir mithilfe von SolidWorks Composer und können so für die Montage oder Demontage einer Maschine Abbildungen „Schritt für Schritt“ erstellen.
CAD-Daten sind für uns neben dem Schaltplan unser zentrales Arbeitsmittel beim Erstellen von Betriebsanleitungen. So verstehen wir als fachkundiger Dienstleister, wie die Maschine funktioniert. Wir können „in die Maschine hineinschauen“ und passende Abbildungen erstellen, um in der Betriebsanleitung bestimmte Schritte zu visualisieren.
So können wir beispielsweise neben der Anweisung „Kontrollieren Sie den Ölstand im Getriebe in Turnus x und füllen bei Unterschreiten von Marke y Öl nach!“ das Getriebe in der Abbildung farblich hervorheben.
Als ausgebildete Maschinenbau-Ingenieure und CE-Koordinateure bringen wir das nötige fachliche Know-how mit, sind aber gleichzeitig in der Lage, dieses verständlich für die Maschinennutzer:innen aufzubereiten. So stellen wir unter anderem auch den Faktor „CE Konformität“ der Betriebsanleitung gemäß der Maschinenrichtlinie sicher.
Übersetzungen werden durch ein, nach DIN ESN ISO 17100, zertifiziertes Übersetzungsbüro erstellt, um Unfälle und Schäden durch Übersetzungsfehler vorzubeugen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Betriebsanleitung für Ihre Maschine oder Anlage im Rahmen der Technischen Dokumentation.
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 – Roadmap im Hinblick auf die künftige CE-Kennzeichnung von Maschinen - 17. April 2024
- Nicht einsehbare Gefahrenbereiche – Maschinenbetreiber organisieren den Zugang sinnvollerweise per Transpondersystem - 5. Februar 2024
- Maschinenschutz – Schlüsselschalter besser durch RFID-Chips ersetzen - 11. Januar 2024