Einbauerklärung – Rechtssichere Dokumentation für unvollständige Maschinen

Eine Einbauerklärung ist erforderlich, wenn Ihre Maschine unvollständig ist – das heißt, sie kann ihre bestimmungsgemäße Funktion nur in Verbindung mit anderen Maschinen oder Komponenten erfüllen. Typische Beispiele sind Roboterarme ohne Greifer, Förderbandmodule für Anlagenintegration oder Bearbeitungsstationen, die erst in einer Gesamtanlage ihre endgültige Funktion bekommen. Eine vollständige Maschine hingegen kann ihre bestimmungsgemäße Funktion eigenständig erfüllen und benötigt eine CE-Kennzeichnung mit Konformitätserklärung. Die Abgrenzung kann in Grenzfällen komplex sein und sollte frühzeitig geklärt werden.

Genau wie für vollständige Maschinen, muss eine Risikobeurteilung erstellt werden. Diese muss jedoch nur alle angewendeten grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen behandeln. Neben der Einbauerklärung gehört auch eine Montageanleitung, die alle sicherheitsrelevanten Informationen für die Integration enthält. Diese muss mindestens enthalten: Beschreibung der unvollständigen Maschine, Zeichnungen und Schaltpläne für die Montage, Beschreibung der Anschlussbedingungen, Angaben zu Restrisiken und erforderlichen Schutzmaßnahmen sowie Informationen zu den angewendeten harmonisierten Normen. Zusätzlich können weitere Berechnungen, Prüfungen, Zulieferdokumente etc. Bestandteile der technischen Unterlagen für unvollständige Maschinen sein.

Die Einbauerklärung ist das rechtliche Dokument nach Anhang II Teil B der Maschinenrichtlinie, während die Montageanleitung die technischen Informationen für die sichere Integration enthält. Die Einbauerklärung ist eine förmliche Erklärung des Herstellers über die Konformität mit anwendbaren Anforderungen. Die Montageanleitung hingegen ist ein ausführliches technisches Dokument mit allen Informationen, die für die sichere Montage, Installation und Integration erforderlich sind. Beide Dokumente werden dem Kunden überlassen und sind rechtlich verpflichtend.

Die Einbauerklärung muss in der Sprache des EU-Mitgliedstaates erstellt werden, in dem die unvollständige Maschine in Verkehr gebracht wird. Bei Export in mehrere Länder sind entsprechend mehrsprachige Versionen erforderlich. Die begleitende Montageanleitung muss ebenfalls in der jeweiligen Landessprache verfügbar sein. Die sprachlichen Anforderungen sind in Artikel 13 der Maschinenrichtlinie geregelt und werden in der neuen MVO ab 2027 präzisiert.

Der Hersteller der unvollständigen Maschine haftet für die ordnungsgemäße Einbauerklärung und Montageanleitung sowie für alle Risiken, die von seiner Komponente ausgehen. Der Endintegrator, der die unvollständige Maschine in eine Gesamtanlage einbaut, trägt die Verantwortung für die sichere Integration und die abschließende CE-Kennzeichnung der vollständigen Anlage. Bei Unfällen wird geprüft, ob alle Beteiligten ihren Dokumentations- und Informationspflichten nachgekommen sind. Eine ordnungsgemäße Einbauerklärung mit vollständiger Montageanleitung ist daher essenziell für die Haftungsabgrenzung.

Sie müssen dem Endintegrator die Einbauerklärung und Montageanleitung bereitstellen. Mit diesen Dokumenten muss der Integrator folgende Informationen erhalten: Angaben zu Restrisiken und erforderlichen Schutzmaßnahmen, Liste mit den angewandten Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen, Informationen über Anschlussbedingungen und Schnittstellen, Wartungs- und Instandhaltungsanforderungen sowie Hinweise auf angewendete harmonisierte Normen. Diese Informationen sind in der Montageanleitung zu dokumentieren und ermöglichen es dem Integrator, eine ordnungsgemäße Gesamtbewertung der entstehenden Anlage durchzuführen.

Die neue Maschinenverordnung (MVO), die ab dem 20. Januar 2027 gilt, erweitert die Anforderungen an Einbauerklärungen erheblich. Aus der EG- wird die EU-Einbauerklärung mit Muster nach Anhang V Teil B. Kernänderungen: explizite Verantwortungsübernahme durch den Hersteller, Wegfall des in der EU-ansässigen „Dokumentationsbevollmächtigten“, präzisierte Inhalte (Verweis auf Anhang III sowie spezielle technische Unterlagen nach Anhang IV Teil B). Die Erklärung darf digital bereitgestellt werden (URL/QR-Code), muss dann mindestens zehn Jahre online verfügbar sein. Sprachvorgaben des Bereitstellungslandes bleiben bestehen; Händler dürfen nur mit vorhandener Erklärung bereitstellen.